El viático es la asignación de dinero que se otorga al capacitador(a) para cubrir sus gastos de alimentación, hospedaje y movilidad. Este gasto debe ser correctamente sustentado ante el OSCE; por ello, hemos elaborado la presente guía que te ayudará a saber cuál es la ruta de este dinero y la forma correcta de rendir cuentas.
Paso 1.- Solicite sus viáticos
Dos días antes del evento de capacitación, comuníquese con la Unidad de Finanzas del OSCE, al teléfono 613-5555 (anexo 275) atención Srta. Esperanza Gamarra, para consultar si se emitió el cheque de viáticos. Ud. deberá indicarle sus nombres, apellidos completos y la fecha de programación del evento de capacitación.
En caso que el cheque ya esté emitido, deberá realizar la siguiente acción:
Paso 1.- Solicite sus viáticos
Dos días antes del evento de capacitación, comuníquese con la Unidad de Finanzas del OSCE, al teléfono 613-5555 (anexo 275) atención Srta. Esperanza Gamarra, para consultar si se emitió el cheque de viáticos. Ud. deberá indicarle sus nombres, apellidos completos y la fecha de programación del evento de capacitación.
En caso que el cheque ya esté emitido, deberá realizar la siguiente acción:
- Si Ud. vive en Lima, deberá recoger el cheque en la Oficina de Finanzas del OSCE (Av. Gregorio Escobedo, Cdra. 7 s/n, Jesús María)
- Si Ud. vive en provincia, la Oficina de Finanzas realizará el depósito del dinero a su cuenta bancaria .
El monto asignado es de S/. 320.00 nuevos soles por día (por 24 horas). La cantidad de dinero asignado depende de la cantidad de días o de horas que durará la comisión del evento. En ese sentido, es posible que también se asigne viáticos por 12 horas, en cuyo caso el monto será de S/. 160.00 nuevos soles.
Paso 2.- Realice el gasto justo y necesario
Ud. podrá gastar el dinero para cubrir sus gastos personales. Lo hará desde el momento en que sale de su vivienda para trasladarse al aeropuerto o terrapuerto (inicio de la comisión), hasta el momento que se traslada del aeropuerto o terrapuerto hasta su vivienda (fin de la comisión).
El dinero podrá gastarlo para los siguientes conceptos:
Paso 2.- Realice el gasto justo y necesario
Ud. podrá gastar el dinero para cubrir sus gastos personales. Lo hará desde el momento en que sale de su vivienda para trasladarse al aeropuerto o terrapuerto (inicio de la comisión), hasta el momento que se traslada del aeropuerto o terrapuerto hasta su vivienda (fin de la comisión).
El dinero podrá gastarlo para los siguientes conceptos:
- Alimentación personal (desayuno, almuerzo y cena).
- Hospedaje personal (por día o por horas).
- Movilidad personal hacia y desde el lugar de embarque (domicilio – aeropuerto o terrapuerto – domicilio) (taxi o transporte urbano).
- Movilidad local utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicio (taxi o transporte urbano).
Cualquier otro concepto distinto al mencionado, no será aceptado. No olvide que usted representa al OSCE y que los recursos asignados son públicos. En tal sentido, recomendamos que sus consumos no sean muy altos.
Paso 3.- Solicite siempre comprobante de pago
Cada vez que realice un gasto de los viáticos, solicite comprobante de pago:
Paso 3.- Solicite siempre comprobante de pago
Cada vez que realice un gasto de los viáticos, solicite comprobante de pago:
- Factura
- Boletas de venta
- Tarifa de impuestos – TUUA (en caso de pagar impuestos en el aeropuerto, si fuera el caso)
No olvidar que en caso de solicitar factura, deberá verificar que el documento tenga los siguientes datos:
- Número de RUC: 20419026809
- Razón social: OSCE
- Dirección: Av. Gregorio Escobedo Cdra. 7 s/n Jesús María. Lima.
- Concepto: deben ser emitidos indicando claramente si se trata de desayuno, almuerzo, cena o menú, si tiene el detalle del consumo, mucho mejor.
Muy importante:
Paso 4.- Realice su rendición de gastos en cinco (05) días calendarios
Este último paso consiste en justificar, con documentos, los gastos realizados en la comisión asignada. Para ello, deberá llenar el formulario de rendición de viáticos:
- Ud. está exonerado de presentar comprobante de pago por movilidad, hasta un 30% del total del monto asignado al día por viático hasta un máximo de 10% de la UIT (S/. 380.00). Por ejemplo, si el monto es de S/. 320. 00 nuevos soles, entonces, podrá justificar con declaración jurada hasta S/. 96.00 nuevos soles. Ojo. Esta exoneración sólo es para la movilidad.
- El OSCE es agente de retención de impuestos; por lo tanto, cuando la factura del servicio solicitado (por ejemplo, hospedaje) supere los setecientos soles (S/. 700.00) deberá indicarle al proveedor que retenerá el 3% del monto. El formato de retención deberá solicitarlo a Esperanza Gamarra (Of. de Finanzas del OSCE). Sugerencia, trate de no superar dicho monto.
Paso 4.- Realice su rendición de gastos en cinco (05) días calendarios
Este último paso consiste en justificar, con documentos, los gastos realizados en la comisión asignada. Para ello, deberá llenar el formulario de rendición de viáticos:
- Coloque la fecha de presentación del documento.
- Coloque sus nombres y apellidos completos.
- Indique dónde trabaja.
- Indique el lugar de origen de la comisión, el lugar de destino y la fecha de retorno.
- Indique las fechas de la comisión, la hora de salida del vuelo y la hora de retorno del vuelo ( o del transporte terrestre)
- Indique los días que dura la comisión. La cantidad de días que figura en la casilla de los “días autorizados” siempre deben ser los mismos que la cantidad que figura en la casilla de los días de “duración de la comisión”. Salvo excepciones no programadas.
- Consigne las fechas de la rendición, en forma secuencial.
- Consigne el costo del alojamiento por día.
- Consigne el costo del desayuno, por día.
- Consigne el costo del almuerzo, por día.
- Consigne el costo de la cena, por día.
- Consigne el costo de la tarifa de impuestos cobrado en el aeropuerto, si lo hubiera.
- Consigne el monto gastado para trasladarse desde su vivienda hasta el aeropuerto o terrapuerto, o desde el aeropuerto hasta su vivienda. Se entiende que este gasto se efectúa sólo el primer y último día de la comisión.
- Consigne el monto gastado en movilidad en el lugar de la comisión por día.
- Aquí figura el monto total de lo gastado en el día (alojamiento más desayuno, almuerzo, cena y movilidad)
- Verifique que la suma esté correcta. Allí verá el monto total gastado y el monto que deberá devolver al OSCE.
- Finalmente firme el documento.
Paso 5.- Ordene sus comprobantes de pago
Engrampe cada comprobante de pago en una hoja de papel. Ordénelos de manera secuencial (por día), en el siguiente orden: día 1 (comprobante de desayuno, comprobante de almuerzo, comprobante de cena y comprobantes de movilidad, si los hubiera); día 2 (comprobante de desayuno, comprobante de almuerzo, comprobante de cena y comprobantes de movilidad, si los hubiera); etc. Realice el mismo procedimiento con los boleto(s) de viaje (aéreo o terrestre).
Muy importante.- usted debe firmar cada comprobante
Paso 6.- Elabore la declaración jurada de movilidad no sustentada con comprobantes
Como se mencionó en el paso 3, usted está exonerado de presentar comprobante de pago por movilidad, hasta un 30% del total del monto asignado al día. Esta exoneración ocurre cuando el que presta el servicio de movilidad, no cuenta con comprobantes de pago. Por ejemplo, si el monto es de S/. 320. 00 nuevos soles, entonces, podrá justificar con declaración jurada hasta S/. 96.00 nuevos soles. Ojo. Esta exoneración sólo es para la movilidad. Para ello, deberá llenar una declaración jurada, con el siguiente formato:
Muy importante
El monto por día no deberá exceder el 30% del monto total asignado como viático. En el ejemplo, el monto del 14 de marzo es de 50 nuevos soles; en tal sentido, el comisionado no excedió el monto permitido. Finalmente debe firmar el documento.
Paso 7.- Realice la devolución de dinero, si lo hubiera
Si hubiera algún importe por devolver de los viáticos asignados, en el caso el comisionado se encuentre en Lima debe realizarlo en caja del edificio el regidor y si esta en provincia debe enviar un correo electrónico a Román Hernández (vbellido@osce.gob.pe) (o comunicarse al 6135555 anexo 2255) indicándole el importe exacto a devolver.
Paso 7.- Realice la devolución de dinero, si lo hubiera
Si hubiera algún importe por devolver de los viáticos asignados, en el caso el comisionado se encuentre en Lima debe realizarlo en caja del edificio el regidor y si esta en provincia debe enviar un correo electrónico a Román Hernández (vbellido@osce.gob.pe) (o comunicarse al 6135555 anexo 2255) indicándole el importe exacto a devolver.
Ella le enviará una papeleta de depósito al correo electrónico. Con esta papeleta, acérquese al banco de la nación y realice el depósito del dinero sobrante.
El voucher debe ser engrampado en una hoja de papel.
Paso 8.- Presente los documentos en mesa de partes del OSCE
Presente los documentos en mesa de partes del OSCE dentro de los cinco (05) días luego de culminada la comisión. Con una carta simple dirigida a la Subdirección de Desarrollo de Capacidades del OSCE. Los documentos son los siguientes:
- Carta simple.
- Formato de rendición de viáticos.
- Declaración jurada de gastos sin comprobante.
- Comprobantes de pago engrampados en hojas bond y ordenados de manera secuencial (gastos por día). No olvidar que debe firmar cada factura o boleta.
- Facturas
- Boletas
- Tickets aéreos
- Voucher de devolución de dinero
- Informe del evento si lo hubiera. En este documento podrá presentar alguna observación relacionada a la metodología educativa o los materiales del evento. En este informe no podrá hacer ninguna aseveración relacionada a los viáticos.
Descargar archivos
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Formato de rendición de viáticos
Formato de Declaración Jurada
Directiva de Rendición de viáticos